1. Ausgangslage:

Für die öffentlichen Gebäude der Stadt Kitzingen bestehen überwiegend mechanische Schließsysteme, teilweise gibt es teilelektronische Schließungen (die Außentüren sind mit elektronischen Schließbeschlägen versehen, die Innentüren sind nach wie vor mechanisch zu schließen).

Ein lückenloses Schlüsselmanagementsystem besteht augenblicklich noch nicht und ist eine der anstehenden Aufgaben, die dem Zentralen Gebäudemanagement obliegt.

2. Übersicht der Gebäude mit Schließsystemen:

Vorbemerkung: Die städtischen Schulgebäude der D-Paul-Eber- und der Siedlungsschulen mit angeschlossenen Turnhallen und das Klärwerk verfügen bereits über bzw. werden demnächst mit teilelektronischen Schließanlagen versehen. Da der Nutzerkreis dieser Gebäude überwiegend außerhalb der Kernverwaltung liegt, wurden diese Gebäude in den weiteren Überlegungen vorerst außen vor gelassen. Ggf. kann in diesen Gebäuden auch das bestehende Schließsystem auf weitere Türen (im Innenbereich) erweitert werden.

Ebenso wurde das Gebäude der Dreifachturnhalle wegen der anstehenden Generalsanierung in diese Überlegungen nicht einbezogen.

In einem ersten Schritt wurden 15 öffentliche Gebäude mit ca. 440 umzurüstenden Türen untersucht. Für diese Gebäude ist eine Umrüstung auf elektronische Zutrittslösungen auch im Innenbereich sinnvoll, damit eine sachgebietsweise Schließung möglich ist damit ist gewährleistet, dass Räumlichkeiten, die einem bestimmten Sachgebiet zugeordnet sind, auch nur von Mitgliedern dieses Sachgebietes betreten werden können und keine unbefugten Dritten Zutritt erhalten).

3. Nachteile des bisherigen Systems:

Das gegenwärtige Schließsystem bedeutet ein hohes Risiko im Fall eines Schlüsselverlustes durch einzelne Personen. Die Gefahr, dass ein verlorener Schlüssel von Unbefugten gefunden wird und diese dadurch Zutritt zu städtischen Liegenschaften erhalten, ist sehr groß. Die meisten mechanischen Schließsysteme haben zwar die Möglichkeit, durch eine geringfügige mechanische Umrüstung der Außentüren – und danach Neubeschaffung von Schlüsseln – einen Schlüsselverlust aufzufangen, dies kann bis zu dreimal erfolgen. Danach ist jedoch in jedem Fall die jeweilige Schließanlage des betroffenen Gebäudes komplett auszutauschen, was mit erheblichen Kosten im mittleren fünfstelligen Bereich einhergeht.

Als Bauunterhaltsverantwortlicher für alle städtischen Gebäude muss man stets jeweils einen Generalschlüssel mit sich führen, bei einem Rundgang durch mehrere Gebäude ist also ein entsprechend großer Schlüsselbund mit sich zu führen.

4. elektronische Schließsysteme:

Nach Austausch der mechanischen Schlösser und Ersatz mittels elektronische Schließzylinder oder Türbeschläge sind als Schlüssel nur noch sog. Transponder nötig, wie sie gegenwärtig bereits zur Erfassung der Arbeitszeit bei der Stadt Kitzingen verwendet werden. Ggf. kann auch ein einziger Transponder simultan zum Schließen und für die Zeiterfassung verwendet werden.

Ein mechanisches Bearbeiten von Ersatz- oder Zusatzschlüsseln bei einer Schlüsselfirma entfällt, die Transponder-Rohlinge können innerhalb der Stadtverwaltung aufbewahrt werden und, je nach Zugangsberechtigung, programmiert werden.

Aus Gründen des Datenschutzes, des Schutzes von Wertgegenständen und sonstiger Aspekte ist es selbstverständlich nicht zulässig, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Haus einen Generalschlüssel zu überlassen, der alle Türen eines Gebäudes schließt. Hierzu ist nur ein bestimmter Personenkreis vorgesehen (OB, Stabsstelle, Amtsleiter, ZGM). Untergeordnete Mitarbeiterebenen erhalten dann Gruppenschlüssel, d. h. Schlüssel, die nur bestimmte, vorher genau festgelegte Türen zu schließen imstande sind.

Mit elektronischen Schließsystemen können die jeweiligen Transponder individuell auf jede Person abgestimmt und dieser auch zugeordnet werden, die Berechtigung zum Zugang kann somit raumgenau festgelegt werden.

Der größte Vorteil jedoch ist, dass jeder Transponder bei einem etwaigen Verlust sofort zentral ungültig geschalten werden kann, so dass ein evtl. Unbefugter, der den Transponder finden sollte, keinen Zugang mehr zu städtischen Gebäuden hat. Somit entsteht bei Verlust lediglich ein materieller Schaden von ca. 20,- € pro Transponder, das Gesamtschließsystem würde aber dadurch nicht beeinflusst.

Auch ist es möglich, bspw. für Handwerker, Praktikanten und Auszubildende, den Zugang zu bestimmten Gebäuden und Räumen sowohl örtlich als auch zeitlich zu befristen.

5. Vorteile aus Sicht des Datenschutzes:

Die befürwortende Stellungnahme des Fachbüros für den Datenschutz innerhalb der Stadt Kitzingen liegt diesem Sachvortrag bei, es wird darauf verwiesen.

6. weiteres Vorgehen:

Die Verwaltung empfiehlt die Umrüstung von den in Punkt 2 aufgeführten Gebäuden auf elektronische Schließungen.

Um zu vermeiden, dass pro Gebäude jeweils ein eigenes Vergabeverfahren eingeleitet wird und am Ende verschiedene, uneinheitliche Schließsysteme vorliegen, wird folgender Weg vorgeschlagen:

Mithilfe eines Markterkundungsverfahrens sucht die Stadt Kitzingen Anbieter für derartige Schließsysteme, gibt die Bedingungen vor, was das System aus Sicht der Stadt können sollte, und holt finanzielle Angebote ein. Diese Ergebnisse werden dem Finanzausschuss zur Entscheidung vorgelegt.

Mit dem wirtschaftlichsten Unternehmen wird anschließend ein Rahmenvertrag geschlossen, innerhalb dessen die städtischen Gebäude sukzessive im Lauf der nächsten Jahre umgestellt werden.

7. finanzielle Auswirkungen:

In einer ersten unverbindlichen Angebotseinholung hat sich die Stadt bereits über die derzeitigen Marktpreise erkundigt.

Eine erste grobe Kostenschätzung hat ergeben, dass die Umrüstung der in Punkt 2 genannten Gebäude überschlägig 140.000,- € kosten könnte. Damit sind jedoch nur die reinen Beschaffungskosten veranschlagt, etwaige Anpassungsarbeiten an den Türen wären zusätzlich zu kalkulieren.

Bei der Beschaffung wurde ein System unterstellt, bei dem die Türbeschläge eine eigene Stromversorgung mit Batterien erhalten.

Die Lagekapazität der Batterien der Schließarmaturen hält, je nach System, ca. 50.000 bis 300.000 Schließungen. Bei einem durchschnittlichen Schließzyklus von 2.000 pro Tür und Jahr ist von einem Austausch der Batterien (unter Berücksichtigung sonstiger normaler Entladung) alle 8-10 Jahre auszugehen. Rechnet man Ersatzkosten für Transponderverluste und sonstige Reparaturen für die Tür-Armaturen mit, geht die Verwaltung von einem jährlichen Unterhaltsaufwand von ca. 1.000,- € aus (ggf. zu Beginn der Umstellung auch höher wegen anfangsbedingter Fehlbenutzungen).

Die Umbaumaßnahme ist leider nicht förderfähig.

1.    Vom Sachvortrag wird Kenntnis genommen.

2.    Die Verwaltung wird beauftragt, eine Markterkundung über elektronische Schließungen für öffentliche Gebäude durchzuführen.

3.    Der Sachverhalt ist nach Beschlussreife dem Gremium zur Beschlussfassung vorzulegen.