Wie Bürgermeister Christof im Antrag der KIK Nr. 98/2011 richtigerweise feststellt, ist seit dem Beginn der Wahlperiode im Mai 2008 die Fertigung des Protokolls im Hintertreffen.

Die Gründe reichen von Arbeitsüberlastung des Protokollsführers, erheblichen krankheitsbedingten Vertretungszeiträumen bis hin zu organisatorischen Mängeln.

Aufgrund dieses dauerhaften Rückstandes stellt die KIK beiliegenden Antrag, worin folgende Punkte im Einzelnen beantragt wurden:

a) Zeitnahe Erstellung des Protokolls mit Aushändigung eines Protokolls der öffentlichen Sitzung sowie die Genehmigung in der darauf folgenden Sitzung (TOP 1 Genehmigung der Protokolls der Sitzung vom).

     Alternativ

     Hilfsweise Überlassung einer CD pro Fraktion mit den Tonbandaufzeichnungen des öffentlichen Teils der Sitzung

c) Abfassung des Protokolls, wonach die einzelnen Meinungen der Fraktionen ersichtlich sind. Die Abstimmungsergebnisse sind so festzuhalten, dass eine spätere – auch juristische – Verwertbarkeit gegeben ist.

Alternativ

Aufbewahrung des Tonbandes für 6 Jahre.

Zu den einzelnen Punkten nimmt die Verwaltung wie folgt Stellung:

zu a) Die Geschäftsordnung von 2003 hat aufgrund des Beschlusses in der Konstituierenden Sitzung am 06.05.2008 und dem Nichtzustandekommen der neuen Geschäftordnung im Jahr 2009 weiterhin Gültigkeit.

Die Genehmigung dort geht von einem „Automatismus“ aus, d. h. wenn 14 Tage nach Fertigstellung der Niederschrift keine Rückmeldungen eingehen, gilt die Niederschrift als genehmigt. Bisher wurde den Stadträten nicht bekanntgegeben, zu welchem Zeitpunkt ein Protokoll fertig gestellt ist.

Die Verwaltung begrüßt grundsätzlich den Antrag, da eine zeitliche Vorgabe für die Protokollerstellung nur dienlich sein kann und hält folgende Vorgabe für eine zeitliche Erstellung der Protokolle für praktikabel:

In Zukunft wird der Tagesordnungspunkt 1 jeder Sitzung „Genehmigung der Protokolls der Sitzung vom“ lauten.

Die Niederschrift jeder Sitzung ist in der nächsten – spätestens in der Übernächsten Sitzung zu genehmigen. Hierzu wird den Fraktionen und Gruppen mit der Einladung ein Exemplar der öffentlichen Sitzung übersandt. Zusätzlich ist es im Intranet für die Stadträte einsehbar. Das Protokoll der nichtöffentlichen Sitzung wird ebenfalls ins Intranet der Stadträte eingestellt. Darüber hinaus liegt es im Büro des Protokollführers sowie am Sitzungstag im Sitzungssaal aus.

Für die Genehmigung der einzelnen Niederschriften wird keine separate Sitzungsvorlage erstellt.

          Alternativ

          Für die Erstellung der Niederschrift können Tonbandaufzeichnungen verwendet werden. Diese müssen gem. § 34 Abs. 3 Satz 2 der Geschäftsordnung spätestens 12 Monate nach der Genehmigung eines Protokolls wieder gelöscht werden.

Eine Überlassung einer CD an alle Fraktionen und Gruppen wird im Kommentar der Bayerischen Gemeindeordnung nicht ausdrücklich abgelehnt. Jedoch müssten dann die gleichen Bedingungen, wie für die Stadt Kitzingen gelten, d. h. nach der Genehmigung muss sichergestellt werden, dass die überlassene CD wieder vernichtet wird.

In der Praxis kann dies dergestalt aussehen, dass die Aushändigung und die Rückgabe per Unterschrift bestätigt werden. Im Anschluss wäre die CD durch die Verwaltung zu vernichten.

Da ab sofort durch die Genehmigung in der nächsten bzw. übernächsten Sitzung eine zeitnahe Protokollierung gewährleistet sein wird und die Tonbandaufzeichnungen lediglich als Grundlage für die Erstellung der Niederschrift dienen sollen, lehnt die Verwaltung das Übersenden der CD ab.

Im Übrigen besteht, selbst wenn die Aushändigung und die Rückgabe der CD entsprechend mit Unterschrift bestätigt wird, bei diesen digitalen Medien die Möglichkeit und somit die Gefahr, dass weitere Kopien von der CD gefertigt werden.

zu b) Die Beschlussfassung dieses Teil des Antrages ist in der Praxis nicht leicht umzusetzen.

Dem Protokollführer ist es in einer Sitzung nicht immer ersichtlich, welche Wichtigkeit jede einzelne Aussage habe könnte. Oft wird erst im Nachhinein klar, dass die Eine oder Andere Aussage wichtig war.

Derzeit handelt es sich bei der Stadt Kitzingen um kein reines Ergebnisprotokoll, welches die Geschäftsordnung eigentlich vorsieht. Gleichwohl achtet der Protokollführer darauf, dass man den Verlauf der Diskussion und auch Gegenstimmen aus dem Protokoll herausgelesen werden können.

Würde die Verwaltung sich streng an die Geschäftsordnung halten, würden die Protokolle wesentlich kürzer sein. Auch die deutlich über die Geschäftsordnung hinausgehende Protokollerstellung hat zu den Rückständen geführt.

Die frühere Praxis, vor wichtigen Abstimmungen die Fraktionen- bzw. Gruppenmeinungen abzufragen, könnte Klarheit auch für spätere Generationen schaffen. Die Verwaltung wird in Zukunft wieder darauf achten, eine Fraktionsabfrage durchzuführen.

Im Übrigen können die Stadträte ab sofort an der zeitnahen Genehmigung sehen, in welchem Umfang eine Protokollierung erfolgte und ggf. Einwände dagegen vorbringen.

Allen Stadträte bleibt es darüber hinaus unbenommen, das Abstimmungsverhalten mit Angabe von Gründen im Protokoll aufnehmen zulassen (Art. 54 GO, § 34 GeschO).

Eine Protokollerstellung, die einer juristischen Prüfung genügen könne, kann nicht zugesagt werden.

Der alternativ beantragte Aufbewahrung der Tonbandaufzeichnungen von 6 Jahren kann nicht zugestimmt werden.

Nach dem Kommentar der Bayerischen Gemeindeordnung sind die Tonbandaufzeichnungen unmittelbar nach der Genehmigung zu löschen.

Zwar ist in unserer Geschäftsordnung geregelt, dass sie erst nach einem Jahr nach der Genehmigung gelöscht werden müssen, jedoch hat im Rahmen der Diskussion zur neuen Geschäftsordnung die Rechtsabteilung darauf hingewiesen, dass dies eigentlich nicht richtig ist.

1. Vom Sachvortrag wird Kenntnis genommen.

2. Die Teilanträge des Antrages Nr. 98/2011 werden wie folgt behandelt:

2.1 Zur Sicherstellung einer zeitnahen Protokollierung wird die Verwaltung beauftragt, die Niederschriften bis zur nächsten Sitzung, spätestens zur übernächsten Sitzung des jeweiligen Gremiums zur Genehmigung vorzulegen. Hierzu ist den Fraktionen und Gruppen ein Exemplar mit der Einladung zuzustellen.

       alternativ zu 2.1

Der Stadtrat stimmt einer zeitweisen Überlassung einer CD mit den Tonbandaufzeichnungen der öffentlichen Sitzung zu.

2.2 Es besteht Einverständnis, die Protokolle in der Form abzufassen, dass die Meinung der Fraktionen und Gruppen erkennbar wird.