Betreff
Schließsysteme in öffentlichen Gebäuden; Umstellung auf elektronische Schließzylinder, hier: Auftragsvergabe nach VOB
Vorlage
2020/110
Aktenzeichen
SG 60
Art
Sitzungsvorlage (Beschluss)

 

 

  1. Ausgangslage:

Für die öffentlichen Gebäude der Stadt Kitzingen bestehen überwiegend mechanische Schließsysteme, teilweise gibt es teilelektronische Schließungen (die Außentüren sind mit elektronischen Schließbeschlägen versehen, die Innentüren sind nach wie vor mechanisch zu schließen).

Ein lückenloses Schlüsselmanagementsystem besteht augenblicklich noch nicht und ist eine der anstehenden Hauptaufgaben, die dem Zentralen Gebäudemanagement obliegt. Ein Grundsatzbeschluss vom 19.09.2019 über die Anschaffung eines elektronischen Schließsystems für die Stadt Kitzingen liegt vor.

 

  1. Übersicht der Gebäude mit Schließsystemen:

 

Vorbemerkung: Die städtischen Schulgebäude der D-Paul-Eber- und der Siedlungsschulen mit angeschlossenen Turnhallen und das Klärwerk verfügen bereits über bzw. werden demnächst mit teilelektronischen Schließanlagen versehen. Da der Nutzerkreis dieser Gebäude überwiegend außerhalb der Kernverwaltung liegt, wurden diese Gebäude in den weiteren Überlegungen vorerst außen vor gelassen. Ggf. kann in diesen Gebäuden auch das bestehende Schließsystem auf weitere Türen (im Innenbereich) erweitert werden.

In einem ersten Schritt wurden 15 öffentliche Gebäude mit ca. 440 umzurüstenden Türen untersucht. Für diese Gebäude ist nach Meinung des ZGM eine Umrüstung auf elektronische Zutrittslösungen auch im Innenbereich sinnvoll, damit eine sachgebietsweise Schließung möglich ist.

 

Gebäude

Außentüren

Innentüren mit besonderen Funktionen (Fluchttüren)

Innentüren normal

Innentüren, die nicht umgerüstet werden müssen

Gesamtanzahl der umzurüstenden Türen

Rathaus

7

10

36

8

53

Stadtbauamt

4

5

28

8

37

Alte Synagoge

5

15

16

6

36

Museum/Archiv

3

8

15

5

26

Feuerwehrgerätehaus

8

2

63

 

73

VHS/Bücherei

5

11

26

7

42

Umkleidegebäude Bleichwasen

2

 

8

16

10

Florian-Geyer-Halle

8

6

16

16

30

Tourist-Info

3

2

11

8

16

Stadtteilzentrum

7

9

16

10

32

öffentliche WCs

16

 

2

 

18

Gesamt:

68

68

237

94

373

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Nachteile des bisherigen Systems:

 

Das gegenwärtige Schließsystem bedeutet ein hohes Risiko im Fall eines Schlüsselverlustes durch einzelne Personen. Die Gefahr, dass ein verlorener Schlüssel von Unbefugten gefunden wird und diese dadurch Zutritt zu städtischen Liegenschaften erhalten, ist sehr groß. In einem solchen Fall gibt es lediglich die Möglichkeit im Wiederholungsfall, die jeweilige Schließanlage des betroffenen Gebäudes komplett auszutauschen, was mit erheblichen Kosten im mittleren fünfstelligen Bereich einhergeht. Als Bauunterhaltsverantwortlicher für alle städtischen Gebäude muss man stets jeweils einen Generalschlüssel mit sich führen, bei einem Rundgang durch mehrere Gebäude ist also ein entsprechend großer Schlüsselbund mit sich zu führen.

 

  1. elektronische Schließsysteme:

 

Nach Austausch der mechanischen Schlösser und Ersatz mittels elektronische Schließzylinder oder Türbeschläge sind als Schlüssel nur noch sog. Transponder nötig, wie sie gegenwärtig bereits zur Erfassung der Arbeitszeit bei der Stadt Kitzingen verwendet werden. Ggf. kann auch ein einziger Transponder simultan zum Schließen und für die Zeiterfassung verwendet werden.

Ein mechanisches Bearbeiten von Ersatz- oder Zusatzschlüsseln bei einer Schlüsselfirma entfällt, die Transponder-Rohlinge können innerhalb der Stadtverwaltung aufbewahrt werden und, je nach Zugangsberechtigung, programmiert werden.

Aus Gründen des Datenschutzes, des Schutzes von Wertgegenständen und sonstiger Aspekte ist es selbstverständlich nicht zulässig, allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Haus einen Generalschlüssel zu überlassen, der alle Türen eines Gebäudes schließt. Hierzu ist nur ein bestimmter Personenkreis vorgesehen (OB, Stabsstelle, Amtsleiter, ZGM). Untergeordnete Mitarbeiterebenen erhalten dann Gruppenschlüssel, d. h. Schlüssel, die nur bestimmte, vorher genau festgelegte Türen zu schließen imstande sind.

Mit elektronischen Schließsystemen können die jeweiligen Transponder individuell auf jede Person abgestimmt und dieser auch zugeordnet werden, die Berechtigung zum Zugang kann somit raumgenau festgelegt werden.

Der größte Vorteil jedoch ist, dass jeder Transponder bei einem etwaigen Verlust sofort zentral ungültig geschalten werden kann, so dass ein evtl. Unbefugter, der den Transponder finden sollte, keinen Zugang mehr zu städtischen Gebäuden hat. Somit entsteht bei Verlust lediglich ein materieller Schaden von ca. 30,- € pro Transponder, das Gesamtschließsystem würde aber dadurch nicht beeinflusst.

Auch ist es möglich, bspw. für Handwerker, Praktikanten und Auszubildende, den Zugang zu bestimmten Gebäuden und Räumen sowohl örtlich als auch zeitlich zu befristen.

 

  1. weiteres Vorgehen:

 

Die Verwaltung beabsichtigt mittelfristig die in Punkt 2 aufgeführten Gebäude auf elektronische Schließungen umzurüsten.

Um zu vermeiden, dass pro Gebäude jeweils ein eigenes Vergabeverfahren eingeleitet wird und am Ende verschiedene, uneinheitliche Schließsysteme vorliegen, schlägt die Verwaltung folgenden Weg vor:

Mithilfe eines Markterkundungsverfahrens sucht die Stadt Kitzingen Anbieter für derartige Schließsysteme, gibt die Bedingungen vor, was das System aus Sicht der Stadt können sollte, und holt finanzielle Angebote ein.

Mit dem wirtschaftlichsten Unternehmen wird dann ein Rahmenvertrag geschlossen, innerhalb dessen die städtischen Gebäude sukzessive im Lauf der nächsten Jahre umgestellt werden.

 

  1. finanzielle Auswirkungen:

 

In einer ersten unverbindlichen Angebotseinholung hat sich die Stadt bereits über die derzeitigen Marktpreise erkundigt.

Eine erste grobe Kostenschätzung hat ergeben, dass die Umrüstung der in Punkt 2 genannten Gebäude überschlägig 140.000,- € kosten könnte. Damit sind jedoch nur die reinen Beschaffungskosten veranschlagt, etwaige Anpassungsarbeiten an den Türen wären zusätzlich zu kalkulieren.

Bei der Beschaffung wurde ein System unterstellt, bei dem die Türbeschläge eine eigene Stromversorgung mit Batterien erhalten.

Die Lagekapazität der Batterien der Schließarmaturen hält, je nach System, ca. 50.000 bis 300.000 Schließungen. Bei einem durchschnittlichen Schließzyklus von 2.000 pro Tür und Jahr ist von einem Austausch der Batterien (unter Berücksichtigung sonstiger normaler Entladung) alle 8-10 Jahre auszugehen. Rechnet man Ersatzkosten für Transponderverluste und sonstige Reparaturen für die Tür-Armaturen mit, geht die Verwaltung von einem jährlichen Unterhaltsaufwand von ca. 1.000,- € aus (ggf. zu Beginn der Umstellung auch höher wegen anfangsbedingter Fehlbenutzungen).

 

Ausschreibungsverfahren

 

1.    Ausschreibungsumfang

Das ZGM hat anhand des Finanzausschussbeschlusses vom 08.08.2019 eine Leistungsbeschreibung erstellt und in Installationsabschnitte eingeteilt, basierend auf der geplanten Installationszeitraum von 01.05.2020 bis 31.12.2023.

·         Das Ausschreibungsverfahren wurde als Öffentliche Ausschreibung gem. VOB/A erstellt

·         Weitere Aufteilungen nach Gewerk bzw. Losen sind aus technischen, rechtlichen und wirtschaftlichen Gründen nicht praktikabel.

 

2.    Veröffentlichung
Die Erweiterungsarbeiten wurden gemäß VOB/A öffentlich in nachfolgenden Medien ausgeschrieben:

·         Am 05.02.2020 erfolgte die Versendung der Bekanntmachung an den Bayrischen Staatsanzeiger

·         Am 14.02.2020 erfolgte die textliche Veröffentlichung im Bayerischen Staatsanzeiger

·         Zusätzlich wurde auf die Ausschreibung im Internet (www.kitzingen.info) und in der Zeitung „Main-Post“ hingewiesen

Das Ende der Angebotsfrist wurde unter Beachtung des § 18 VOB/A auf den 05.03.2020 gelegt

 

3.    Angebotseinholung

Insgesamt wurden die Ausschreibungsunterlagen von 12 Bewerbern angefordert. Der Vergabestelle im Bauamt der Stadt Kitzingen lagen zur Angebotseröffnung am 05.03.2020 um 14:30 Uhr insgesamt 4 Hauptangebote vor (siehe hierzu auch Niederschrift Verdingungsunterlagen gemäß Anlage Nr. 2.)

 

Angebotsprüfung

 

Die sachliche und rechnerische Prüfung der vorliegenden Haupt- und Nebenangebote führte zu 2 gültigen Haupt- und zu 0 gültigen Nebenangeboten.

 

a)     Zwei Hauptangebote mussten wegen formeller Fehler (unvollständige Angebote) von der Wertung ausgeschlossen werden.

 

b)    Angebotswertung

 

Siehe hierzu eigenes Blatt, nicht-öffentlich. Von den eingegangenen vier Angeboten blieben nach formaler Prüfung nur noch zwei wertbare Angebote übrig.

 

c)    Vergabevorschlag

 

Die ersten 2 Bieter wurden auf ihre Eignung überprüft. Alle 2 Firmen haben entsprechende Eignungsnachweise vorgelegt. Alle 2 Firmen gelten als zuverlässig und leistungsfähig. Sie sind für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen somit geeignet.

Entsprechend empfiehlt die Verwaltung die Vergabe der ausgeschriebenen Bauleistungen an die Firma Weckbacher Sicherheitstechnik GmbH mit einer Angebotssumme in Höhe von 284.845,80.€ brutto als wirtschaftlich günstigste Bieterin.

 

 

3.  Vergleich mit Kostenberechnung

 

Eine erste grobe Kostenschätzung hat ergeben, dass die Umrüstung der in Punkt 2 genannten Gebäude überschlägig 140.000,- € kosten könnte. Damit sind jedoch nur die reinen Beschaffungskosten veranschlagt, etwaige Anpassungsarbeiten an den Türen wären zusätzlich zu kalkulieren. Die entstandenen Mehrkosten von 144.845,80€ sind auf eine geringe Preissteigerungsrate, auf die notwendigen Anpassungsarbeiten an den Türen und die Einbaukosten zurückzuführen.

 

 

4.  Finanzierung

 

Im Haushalt 2020 stehen auf der HH-Stelle 1.0600.9631 50.000,00 €,

Im Haushalt 2021 stehen auf der HH-Stelle 1.0600.9631 50.000,00 €,

Im Haushalt 2022 stehen auf der HH-Stelle 1.0600.9631 40.000,00 €,

Mittel für die Erweiterungsarbeiten der Simons Voss Schließanlage 

zur Verfügung. Zur Deckung der Mehrkosten können folgende Haushaltsstellen herangenommen werden:

 

-auf der HH-Stelle 1.0600.9451 30.000€ (Umbau Serverraum Bauamt)

-auf der HH-Stelle 1.8180.9651 71.000€ (Breitbandausbau)

 

 Die Finanzierung bedarf somit einer Nachfinanzierung von 43.845,80€.

 

Es wurde während der Ausschreibungsphase eine Bieterfrage gestellt. Da die Ausführungszeit vom 01.05.2020 bis 31.12.2023 veranschlagt wurde, wurde gefragt, wie mit einem evtl. Teuerungszuschlag des Herstellers umgegangen werden soll.

 

Hier wurde zur Antwort gegeben:

Falls mit einem Teuerungszuschlag zu rechnen ist, muss dieser separat ausgewiesen werden.

 

5.  Weiteres Vorgehen

 

a)    Die Zuschlagsfrist für o. g. Auftragsvergabe endet am 31.05.2020.

 

b)    Nach Zustimmung der Auftragsvergabe o. g. Bauleistungen durch den Stadtrat der Stadt Kitzingen, kann der Auftrag an die Firma Weckbacher am 31.05.2020 termingerecht erteilt werden.

 

c)    Der Baustart ist auf den 01.06.2020 geplant.

 

 

d)    Das Bauende wird auf Ende 2022 projektiert.

 

 

 

 

1.    Vom Sachvortrag wird Kenntnis genommen.

 

2.    Der Auftrag für die Erweiterung einer bestehenden elektronischen Schließanlage des Fabrikates Simons Voss, System 3060 wird auf Grundlage des Angebotes vom 05.03.2020 an die Fa. Weckbacher Sicherheitssysteme GmbH, Niederlassung Mainfranken, Florian-Geyer-Straße 3, 97076 Würzburg, als wirtschaftlich günstigster Bieter mit einer Auftragssumme in Höhe von 284.845,80 € incl. 19 % MwSt. vergeben.

 

3.    Der Gesamtbetrag der Mehrausgabe liegt bei 144.845,80€. Davon können 101.000 € durch verschiedene Einsparungen gedeckt werden. Die zusätzlichen Mittel von einmalig 43.845,80€ werden im Jahr 2021 überplanmäßig bereitgestellt.

 

4.    Der Oberbürgermeister wird ermächtigt, ein entsprechendes Auftragsschreiben zu unterzeichnen.