Betreff
Überörtliche Prüfung der Jahresrechnungen 2011 - 2015;
TZ 31: Wirtschaftlichkeit der Kopierbeschaffung; vergaberechtliche Bestimmungen
Vorlage
2017/255
Art
Sitzungsvorlage (Beschluss)

 

Es wird auf die beigefügte Stellungnahmen des SG 10 vom 02.06.2017 (Anlage 1) verwiesen.

In der Sitzung am 18.07.2017 wurde angemerkt, dass vor einer Ausschreibung eine Vergleichsberechnung zwischen Leasing, Miete und Kauf durchgeführt werden muss. Darüber hinaus wurde angeregt, mit Blick auf die zwei unmittelbar anstehenden Ausschreibungszeiträum in 2018 bzw. 2019, bereits in 2018 eine komplette Rahmenausschreibung durchzuführen und den Abruf auf 2018 bzw. 2019 aufzuteilen.

 

Entgegen der Auffassung des Rechnungsprüfungsamtes, bei der Ausschreibung auf keinen externen Berater zurückzugreifen, fand im September 2017 ein unverbindliches Gespräch mit einem firmenunabhängigen Berater statt, der große Erfahrungen im Bereich der Ausschreibung von Drucksystemen hat.

 

Bedingt durch den engen technischen Zusammenhang nahm an diesem Gespräch auch die EDV teil, die sich bei der Kopiererausschreibung mit einem Los 2 „Drucker“ beteiligen möchte. Hierzu muss intern zunächst geprüft werden, welche Drucker ggf. durch Kopiergeräte (Multifunktionsgeräte) ersetzt werden können, damit der Bedarf letztlich festgestellt werden kann.

 

Darüber hinaus möchte sich die Verwaltung in Teilbereichen den Erfahrungen des externen Partners bedienen und hat hierzu aus dem Leistungsspektrum verschiedene Aufgaben definiert. Eine Angebotserstellung erfolgt derzeit.

 

Man kam intern zum Ergebnis, auch mit Blick auf das enge Zeitfenster (Umsetzung in Mai 2018), die Ausschreibung komplett in das Jahr 2019 zu schieben. Die bestehenden Verträge sollen noch um ein Jahr verlängert werden.

 

Somit kann für das Jahr 2019 eine Sammelausschreibung vernünftig vorbereitet werden.

 

Die Verwaltung informiert das politische Gremium über den weiteren Verlauf.

 

1.   Es wird davon Kenntnis genommen, dass der Rechnungsprüfungsausschuss in seiner Sitzung am 18.07.2017 die Stellungnahme mit der Angabe anerkannt hat, dass vor einer Vergabe eine Vergleichsberechnung bezüglich Leasing oder Kauf zu erfolgen hat.

 

Diese Entscheidung des Rechnungsprüfungsausschusses wird zur Kenntnis genommen.

 

2.   Es besteht Einverständnis damit, dass die Sammelausschreibung Kopierer komplett im Jahr 2019 durchgeführt wird.